Eerst een to-do lijstje voor morgen getypt. Normaal schrijf ik dat in mijn boekje, maar die wil ik nog wel eens vergeten en dan zit je daar, achter je bureau, proberen te achterhalen wat je nou ook al weer had opgeschreven. Nu dus dat lijstje in google-docs, en zowaar: ik kan het nu gewoon op mijn telefoon weer tevoorschijn halen. Niet dat ik mijn telefoon nooit vergeet, maar mijn computer staat meestal 's morgens gewoon nog op mijn bureau. Dat lijstje raak ik zo dus in ieder geval niet meer kwijt. Pluspunten voor Google docs. Want dat is toch het doel van dit soort toepassingen, dat ze je leven wat makkelijker maken?
Ik zie de voordelen van dit systeem dan ook zeker in. Ten eerste lijkt het erg op de bekende officetoepassingen. Hiermee haal je mensen makkelijker over de streep om het te gebruiken. Er is niets ingewikkelds aan.
Versiebeheer is heel handig, zeker als je zelf nogal eens geneigd om bij Word gewoon op opslaan te drukken ipv op opslaan als. En als je met meerdere personen aan een document werkt, kun je tenminste zien wat er precies is gewijzigd, zonder je door al die nare wijzig-ballonnetjes van Word heen te slaan. Bovendien is eindeloos heen en weer mailen dan verleden tijd.
Ook handig dat je op deze manier overal kunt werken. Zowel thuis als op een andere werkplek. Natuurlijk ben ik erg gehecht aan mijn bureau, maar in de toekomst zal een eigen bureau steeds minder vanzelfsprekend worden.
Daarnaast kan op deze manier kennis steeds makkelijker en beter worden gedeeld. Als een soort S-schijf, maar dan alleen voor die mensen die er ook echt gebruik van maken.
En dan het laatste grote voordeel: je computer blijft lekker leeg. Mijn laptop is, na inmiddels vier jaar in gebruik te zijn, steeds voller en daarmee langzamer geworden. Jaarlijkse opruimbeurten worden maandelijks en dan nog wil je natuurlijk niet alles weggooien en ik heb me er nog niet toe kunnen zetten om zo'n handige externe harde schijf te kopen. Ben niet zo'n fan van computerwinkels...
Maar ik zie ook nadelen kleven aan Google docs. Ten eerste vraag ik me af wie nog de controle houdt over een document dat je deelt. Iedereen kan tot in den treure blijven wijzigen. En wie verwijdert een document als het klaar is? Beetje zonde om zoveel documenten maar ergens ongebruikt op een server te laten staan. Kost ten slotte allemaal stroom.
Ten tweede is er het aspect veiligheid. Als ook maar één van de 'deelnemers' aan een document een beetje slordig is met z'n gmail-accountgegevens, kan het document zo op straat komen te liggen. De veiligheid ligt bij de gebruikers van het document, die niet allemaal wizzkids zijn op het gebied van veilig internetten. Betekent dit dat voor gevoelige documenten Google docs niet zo geschikt is?
De laatste opdracht, iets met Google docs publiceren op het internet, die snap ik niet helemaal. Waar publiceer je dan? En wie kan het zoeken, vinden, lezen? Werkt het als een soort blog, kun je het vinden met Google? Ik heb het nog maar even achterwege gelaten. Op de dinsdagavond één verhaaltje publiceren vind ik voor nu wel even creatief genoeg.
Je kan je documenten via Google Docs inderdaad publiceren waardoor ze vindbaar zijn als webpagina:
BeantwoordenVerwijderenhttp://docs.google.com/View?id=dg3db689_67ch7hcwfp
Uiteindelijk zal de pagina ook door Google zelf geïndexeerd worden en is deze opzoekbaar
Niet alleen Google Docs kunnen last hebben van het 'op straat liggen' van de informatie. Ook bij de 'ouwerwetse' Word bestanden gebeurt dit. Zoek maar eens in Google op de term:
vertrouwelijk filetype:doc
Daarmee kom je ook regelmatig onbedoeld, op internet gepubliceerde documenten tegen. Wat dat betreft zijn Google Docs even geschikt of ongeschikt als andere documenten. De gebruikers van de documenten moeten vooral gewaarschuwd zijn hiervoor.
Grappig dat je vraagtekens plaatst bij het stroomverbruik van al die documenten die op al die duizenden servers wereldwijd bijna werkeloos staan te snorren.
Daar is tot op heden nog geen goede, groene oplossing voor gevonden.